希望休の集め方とルールの決め方　上限・締め切り・重なったときの調整

勤務表（シフト表）づくりは、希望休を集めるところから始まります。紙やメッセージでばらばらに届いた希望をまとめ、重なった日を調整するだけで、ひと苦労という方も多いのではないでしょうか。

この記事では、希望休のルールの決め方と集め方、重なったときの調整の仕方をまとめます。

希望休と有給休暇は、扱いがちがいます

はじめに、希望休と有給休暇（年次有給休暇）のちがいを整理しておきます。

希望休は、法律で決まった休みではなく、公休をどの日にとるかの希望を聞く、職場ごとのしくみです。上限や締め切りは、職場で決めることができます。

有給休暇は、働く人が求めた時季に与えるのが原則です。職場が別の日に変えてもらえる（時季変更権）のは、その日に休まれると事業の正常な運営を妨げる場合に限られます。そのため、有給休暇の申し出を、希望休の上限と同じように断ることはできません。

あわせて、次の点も押さえておきます。

• パートやアルバイトの人にも有給休暇があります。週の所定労働日数が少ない人は、働く日数に応じた日数（比例付与）になります
• その年に10日以上の有給休暇が付与される人には、そのうち年5日を取らせることが、2019年4月から使用者の義務になっています（本人が自分で取った日や、計画的付与の日は5日に含められます）

勤務表を組むときは、有給休暇の5日を年のどこで取ってもらうかも、あわせて考えておくと安心です。

希望休のルールを決める

ルールがあいまいだと、出す人と出さない人で差が出たり、あとから「聞いていない」となったりします。次の4つを決めて、全員に同じように伝えておきます。

1. 1人あたりの上限：例：月4日まで
2. 締め切り：例：前の月の15日まで
3. 出し方：紙、ボード、LINEなど、1つにまとめる
4. 重なったときの決め方：下の「希望が重なったときの調整」を参照

上限は、スタッフの人数と、1日に必要な人数から考えます。人数に余裕がない職場で上限を多くすると、勤務表がそろわなくなります。

締め切りは、勤務表を組む時間と、できた勤務表を配る日から逆算して決めます。勤務表を組む順番は、介護施設の勤務表の作り方でまとめています。

希望休の集め方

どの方法でも、書き方をそろえると、まとめる手間が減ります。たとえばメッセージなら、「名前・月・日付だけを書く」と決めておきます。

希望が重なったときの調整

同じ日に希望が集まり、その日の人数が足りなくなることがあります。決め方は、あらかじめ決めて伝えておきます。

• 先に出した人を優先する：わかりやすい一方、早く出せない人が不利になりやすい
• 前の月に通らなかった人を優先する：順番が回るので、不公平が出にくい
• 理由のある希望を優先する：通院や家族の行事などを優先する。理由を言いたくない人もいるので、無理に聞かない
• 話し合って決める：重なった人どうしで、ずらせる人がいないか相談する

同じ人ばかりが通らない、ということがないように、通らなかった回数をメモしておくと公平に調整できます。

希望が通らなかったときの伝え方

勤務表を配ってから知るのではなく、勤務表を配る前に、本人に伝えます。

• 通らなかった日と、その理由（例：その日の早番が1人足りなくなるため）を伝える
• かわりに休める日を、いくつか示す
• 次の月は優先する、など、次にどうするかを伝える

希望休をLINEで集めて、そのまま勤務表に入れるには

希望休を集めたあとも、届いた希望を勤務表に書き写す手間が残ります。

ポケットシフトの「希望休カード」では、スタッフにリンクをLINEで送ると、スタッフは名前を入れてカレンダーで休みたい日を選ぶだけで、短い文字列ができます。その文字列をLINEで送ってもらい、届いた分をまとめてアプリに貼り付けると、全員の希望休が勤務表に入ります。名前は、アプリに入れたとおりの書き方で入れてもらいます。スタッフ側のアカウント登録はいりません。

貼り付けるときに、設定してある最低人数を割る日や、休みを重ねたくない相手も休む日があれば、その場でお知らせします。アプリで入れられる希望休は、1人ひと月4日までです。

スタッフと勤務の種類を入れておけば、希望休を入れたあと、ボタンひとつで1か月分の勤務表ができます。スタッフ10名までは無料です。

まとめ

• 希望休は職場ごとのルール。有給休暇は、働く人が求めた時季に与えるのが原則で、扱いがちがう
• 上限・締め切り・出し方・重なったときの決め方を決めて、全員に伝える
• 重なったときは、前の月に通らなかった人を優先するなど、順番が回る決め方にすると不公平が出にくい
• 通らなかったときは、勤務表を配る前に、理由とかわりの日を伝える

この記事は、公的な資料をもとに一般的な考え方をまとめたものです。有給休暇の扱いは就業規則で確かめ、くわしくは労働基準監督署や社会保険労務士にご相談ください。

出典

• 年次有給休暇をとる条件は？パート労働者でももらえますか？（確かめよう労働条件・厚生労働省）
• 年次有給休暇の時季指定義務（厚生労働省）